DOCUMENTACIÓN

DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN

2005-11-21T10:50:00.000-08:00

DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN de colecciones y fondos
de dominio publico, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos.

Estas directrices son el resultado del trabajo de un grupo de expertos de IFLA e ICA (International Council on Archives) invitados a elaborarlas por la UNESCO.

Este artículo en un primer lugar nos habla sobre qué digitalizar y por qué. Más adelante plantea las técnicas de digitalización, el control de calidad (ruido, color , etc.) y la gestión de la colección (indización, descripción, etc.).

Después pasa a enunciar cuestiones a tener encuenta para la realización de un proyecto de digitalización, tales como: costes, duración del proyecto, herramientas, etc.

En cuanto al tema de la preservación digital, aparece en el apartado 7 de este "manual". En espacio establece varias cuestiones:

"Las tecnologías digitales ofrecen un nuevo paradigma de preservación. Ofrecen la oportunidad de preservar el original proporcionando acceso al sustituto digital, y separando el contenido informativo de la degradación del medio físico. Además, las tecnologías digitales liberan la gestión de la preservación de las limitaciones de los deficientes entornos de almacenamiento típicos de los climas tropicales y subtropicales, en los que se encuentran muchos países desarrollados."
"La ventaja de la preservación del contenido digital radica en la posibilidad de crear y almacenar múltiples copias en diversas localizaciones sin pérdida de información."
La migración y la emunlación depende del avance de la tecnología. Para una utilización de ambas se recomienda seguir estos consejos:
-"Desarrollo de una política desde el punto de vista de la captura."
-"Aplicación de normas internacionales y buenas prácticas."
-"Aplicación de modelos no-propietarios."
-"Gestión de ficheros consolidados."
-"Colaboración en el desarrollo de repositorios digitales fiables."
"Las decisiones relativas a la preservación digital deben tomarse al principio, para dar conformidad a la captura y gestión de los objetos digitales. La política debe formular los objetivos del proyecto de digitalización, identificar los materiales, establecer los criterios de selección, definir los medios de acceso a las colecciones digitalizadas, establecer las normas de captura de imágenes y metadatos y de preservación de los materiales originales, y establecer el compromiso institucional con la preservación a largo plazo del contenido digital."
"Establecer los procedimientos de digitalización de acuerdo con las normas apropiadas de gestión de la información electrónica facilita el acceso, el uso y la preservación a largo plazo."
Modelos no-propietarios: "En vez de ello, el Extensive Markup Language (XML) ofrece un protocolo de intercambio neutro de tecnología no-propietaria. El formato de fichero de los ficheros de imagen del máster de archivo debe ser también interoperable, como .TIFF y .JPEG, y el esquema de metadatos no debe exigir ningún software específico para ser inteligible, es decir, texto ASCII, convertido en XML."
Gestión de un fichero consolidado: "La normalización del formato del fichero para la gestión de un fichero consolidado se está desarrollando alrededor de una inminente norma ISO, el Modelo de Referencia Open ArchivaI Information System (OAIS), desarrollado por el Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Se recomienda un mayor esfuerzo en el desarrollo de la norma para incluir información descriptiva de preservación para apoyar mejor la función de preservación."
Repositorio digital fiable: "Actualmente la comunidad basa los sistemas y procedimientos en el Modelo de Referencia OAIS."

Se recomienda elaborar calendarios de conservación

2005-11-21T10:26:00.000-08:00

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN: PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS
Luis Hernándes Olivera-Manuela Moro Cabero
Facultad de Traducción y Documentación. Universidad de Salamanca

En este artículo no indica la necesidad de elaborar un calendario de conservación para una buena gestión de los documentos. Para ello hay que tener en cuenta:

"Determinación de que documentos serán creados y capturados en el sistema."
"Formato de los documentos."
"Determinación del tiempo de preservación."
"Adecuación del mantenimiento a las necesidades."
"Preservación de documentos a corto y medio plazo."
"Cumplimiento de la legislación."
"Conservación del documento a largo plazo."

preservación digital: algunos enlaces interesantes

2005-11-21T10:00:00.000-08:00

PADI. Preserving Access to Digital Information http://www.nla.gov.au/padi/

Portal gestionado por la National Library of Australia. PADI es una iniciativa que promueve mecanismos para asegurar que la información digital se gestione con las consideraciones apropiadas para su conservación y acceso en el futuro.

ERPANET (Electronic Resource Preservation and Access Network) http://www.erpanet.org/

Actividad financiada por la Comisión Europea en el marco de su programa IST(2001-3.1.2). Tiene como misión mejorar la conservación de los recursos numéricos culturales y científicos, ya se trate de objetos numéricos de contenido electrónico como de registros electrónicos.

E-TERM http://www.ucl.ac.uk/e-term/

Proyecto para desarrollar un programa europeo de formación en la gestión de archivos electrónicos. La fase 1 de E-Term forma parte del programa Leonardo da Vinci de la Unión Europea.

ICA/CER http://www.ica.org/body.php?pbodycode=CER&plangue=fra

Página del Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos encargado de llevar a cabo estudios e investigaciones en el ámbito de los archivos electrónicos, así como preparar directivas y promover la formación y el intercambio de experiencias en este campo.

Normas y recomendaciones

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/index.html

Página de la Direction des Archives de France que recoge normas y recomendaciones, tanto a nivel nacional como internacional, sobre la gestión de documentos y archivos electrónicos.

Testbed Digitale Bewaring. Papers and Publication http://www.digitaleduurzaamheid.nl/index.cfm?paginakeuze=185&categorie=2

Publicaciones de Testbed Digitale Bewaring, proyecto de ICTU (organización gubernamental holandesa para el desarrollo de tecnologías de la información y comunicación en el sector público) que tiene como objetivo definir estrategias para la conservación a largo plazo de los archivos digitales.

PROYECTO METAe (META-DATA ENGINE PROJECT)

2005-11-19T08:25:00.000-08:00

El proyecto Metae es un proyecto financiado y realizado por los miembros del V Programa Marco de la Unión Europea. Este proyecto ha desarrollado un software integrado que genera automaticamente metadatos descritptivos, administrativos y técnicos durante el proceso de conversión de los documentos impresos a los documentos digitales. Funciona en seis idiomas: alemán, inglés, francés, español, italiano y noruego.
El principal objetivo de este proyecto es la conversión digital de material impreso para conseguir una mayor fiabilidad en términos de preservación digital, con una mejor relación eficacia/coste en términos de automatización y una mayor accesibilidad para el usuario.
Para este proyecto se han desarrollado una serie de herramientas:

Herramientas de análisis de documentos y su distribución.
Herramientas de conversión y captura para el almacenamiento autómatico de metadatos administrativos y descriptivos.
Un motor OCR general pero especializado en procesar tipos de letra centroeuropeos del siglo XIX
Sigue los estandares en el campo de la preservación com el XML y el TEI.

Para más información sobre este proyecto sobre este proyecto y el software se puede consultar el siguiente documento: http://imhotep.unizar.es/jbidi/jbidi2003/18_2003.pdf#search='digitalizacion%20y%20preservacion%20digital'

Visión de la problemática

2005-11-15T13:15:00.000-08:00

...después de marcar unas directrices sobre preservacion digital vamos estudiar los diferentes enfoques. En los artículos que aparecen abajo se tratan problemáticas que afectan a la preservación digital.

La preservación digital y las universidades: el estado de la cuestión
Alice Keefer, Núria Gallart

La preservación de los documentos digitales tiene que comenzar en el momento de su creación o adquisición.
Involucrar a los productores en la preservación desde el diseño de sus productos.

La preservación digital y los depósitos intitucionales. Por Alice Keefer.

Problemas tecnológicos.
Problemas legales.
Problemas económicos: mantener y acutualizar la infraestructura.
Compromiso institucional permanente.

Directrices para la Preservación del Patrimonio Digital

2005-11-15T10:57:00.000-08:00

Directrices para la Preservación del Patrimonio Digital se trata de un manual que pretende fijar unas normas de preservacion digital que aseguren la conservación del patrimonio digital mundial.

"El presente documento, elaborado para la UNESCO por la Biblioteca Nacional de Australia, contiene directrices generales y técnicas para la preservación del creciente patrimonio digital mundial y el acceso permanente al mismo. Tiene por finalidad servir de manual de referencia sobre el Proyecto de Carta para la Preservación del Patrimonio digital."

Informe del CINDOC sobre revistas científicas electrónicas

2005-11-15T10:46:00.000-08:00

TECNOCIENCIA, el Portal español de la Ciencia y la Tecnología nos ofrece a través de su sección de revistas electrónicas, E-Revistas, un informe realizado por el Centro de Información y Documentación Científica, CINDOC, que hace referencia a los formatos más adecuados para asegurar la preservación de revistas electrónicas.

PROYECTO CEDARS Y PROYECTO CAMILEON

2005-11-13T19:03:00.000-08:00

Entre 1994 y 1997 se desarrollaron en Gran Bretaña una serie de proyectos de digitalización bajo el nombre de Elib (The Electronic Libraries Programme). Para profundizar en la protección de los recursos digitales resultantes se creó un nuevo proyecto llamado CEDARS en el que participaron las universidades de Leeds, Cambridge y Oxford. Este proyecto estudió aspectos como los metadatos en la preservación, estrategias de preservación, derechos de propiedad intelectual, etc...
A raiz de este proyecto, la Universidad de Leeds y la Universidad de Michigan, han desarrollado el proyecto CAMILEON con el objetivo de investigar la emulación como estrategia de preservación digital.

La página del proyecto CEDARS es http://www.leeds.ac.uk/cedars/. Dentro de esta página se puede acceder al proyecto CAMILEON (http://www.si.umich.edu/CAMILEON/). Ambas páginas se encuentran en inglés.

MÁS SOBRE PRESERVACIÓN DIGITAL

2005-11-13T18:02:00.000-08:00

Para completar los aspectos teóricos de la preservación digital, puede resultar de interés consultar la conferencia del bibliotecario de la Universidad de Valencia, Jose Manuel Barrueco (http://www.archivovirtual.org/seminario/ediciencia/pdf/capitulo7.pdf) dentro del seminario de " Edición científico en el medio digital " organizado por el proyecto Archivo Virtual de la Edad de plata ( http://www.archivovirtual.org/primera.htm)

MANUAL DE PRESERVACIÓN DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS DEL NORTHEAST DOCUMENT CONSERVATION CENTER

2005-11-13T17:47:00.000-08:00

En este manual están registradas todas las pautas de preservación y conservación fisica que se deben seguir y aplicar en las bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center. En el capitulo 5.5 se recoge, de una forma breve, algunas de las consideraciones publicadas por el jefe del departamento de Preservación de la Biblioteca de la Universidad de Yale, Paul Conway. Hace especial incapie en los cinco principios esenciales de la practica de la preservación tradicional (longevidad, selección, calidad, integridad y acceso) y en la necesidad de adaptar estos principios a la preservación digital.
Este manual se pueden consultar en http://www.nedcc.org/spplam/contents.htm

Articulo de Alejandro Bla y Manuel Sanchez

2005-11-13T17:14:00.000-08:00

Alejandro Bla y Manuel Sanchez, miembros de la Biblioteca Virtual de Miguel de Cervantes, hacen una aproximación en su artículo " Desarrollo de una política de preservación digital: tecnologia, planificación y preservación " a las políticas de preservación digital proponiendo varias técnicas de preservación. Es muy interesante sus apuntes sobre el uso de documentos XML para la preservacion digital, teniendo cuenta que hablan sobre su experiencia en la biblioteca virtual de Miguel de Cervantes. Este artículo lo podeis leer en: http://mariachi.dsic.upv.es/jbidi/jbidi2002/Camera-ready/Sesion1/S1-4.pdf

TUTORIAL DE PRESERVACION DIGITAL

2005-11-13T16:53:00.000-08:00

La Universidad de Cornell ha desarrollado un tutorial sobre la digitalización de imagenes. En el capitulo 8 de este tutorial podemos encontrar informacion basica y sencilla sobre la preservación digital referida a las estrategias tecnicas, de organización y los desafios que plantea este proceso. Lo podeis encontrar en: http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/preservation/preservation-01.html

PRESERVACION DIGITAL Y UNESCO

2005-11-13T05:49:00.000-08:00

Hemos tardado un poco en ponernos con el tema, pero por fin empezamos a hablar sobre la preservación digital.
Antes de meternos de lleno en ello, conviene echar un vistazo a las recomendaciones que hace la UNESCO para la preservación digital en "Carta sobre la preservación del patrimonio digital". Podeis encontrarla en http://portal.unesco.org/es/ev.php-URL_ID=17721&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html

BLOG DE BLOGS

2005-11-10T01:14:00.000-08:00

En la siguiente direccion http://www.caranblog.blogspot.com podeis encontrar un blog realizado por estudiantes de la licenciatura de documentación de la Universidad de La Coruña, en el que tratan el tema de los blogs y hay informaciones interesantes acerca de la creación de blogs, buscadores de estos blogs, sobre si se deben considerar o no literatura gris, etc...

1ª Jornada sobre Gestión de los Documentos Digitales

2005-11-07T11:28:00.000-08:00

AEDOC (Asociación Española de Documentación Digital) organiza la 1ª Jornada sobre Gestión de los Documentos Digitales.

Fecha: 17 de noviembre de 2005
Lugar: Sala A3 - 2 (Pabellón 3)SIMO-Ifema Madrid.

Entrada gratuita.
Al confirmar su asistencia al e-mail: info@aedocdigital.org, recibirá un pase profesional.

VII jornadas sobre Gestión de la Información.Nuevas herramientas para el cambio. Gestión de la información y trabajo en red y en la red.

2005-10-31T11:36:00.000-08:00

Organizado por SEDIC. Grupo Gestión del Conocimiento.
Fecha: 29 de noviembre de 2005.
Lugar de celebración: Salón de Actos del Parlamento Europeo y de la Comisión Europea en España
Paseo de la Castellana, 46 – 28046 Madrid
Información e inscripciones

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS

2005-10-31T11:29:00.000-08:00

INTRODUCCIÓN
Nos proponemos establecer la planificación y organización para los congresos anuales que se celebran en la organización, con el fin de normalizar los procesos y las acciones ya establecidos.
Las diferentes áreas que van a participar en este proceso serán el Comité Científico, compuesto por 4 miembros, Logística y Administración.
Cada área tendrá asignadas unas funciones siguiendo el manual de procedimiento de la organización. Estas funciones generan una serie de acciones que a su vez generarán determinadas tareas que serán desempeñadas por personas. La realización de las tareas crearán documentos previamente normalizados.
Para facilitar la gestión documental se utilizará un sistema de flujo al que se le indicarán los diferentes pasos a seguir pero para ello se tienen que establecer de antemano una planificación y organización de los procesos de la organización.

1. COMITÉ CIENTÍFICO.

ACTIVIDADES
Toda organización dispone de un manual de procedimiento que le indica el protocolo a seguir en las distintas actividades que se genera diariamente. El Comité Científico se reúne para determinar los temas de los congresos que celebrarán ese año. Se creará un acta de reunión donde se indican la temática de los congresos, las fechas de celebración y las áreas que van a participar en su organización, así como el número de ponentes y profesionales invitados, las fechas en las se va a celebrar el congreso y las de envío de las invitaciones.
Se enviará un email a cada una de las áreas que participan comunicándoles los puntos arriba indicados para que comiencen a organizarse.
Invitaciones
· En las fecha fijada en el acta de reunión el Comité Científico remitirá, a través de correo electrónico, las invitaciones de participación a los ponentes invitados y a los profesionales. Para ello el Comité Científico seleccionará a los participantes en la base de datos de la organización. Además a los ponentes se les enviará un invitación formal por carta.
· Se enviará una segunda invitación por email, a todos los participantes donde se adjunta un archivo en formato pdf con el folleto provisional que se repartirá cuando se celebren los congresos.
· En una tercera comunicación por email se informará a todos los participantes del plazo para el cierre de inscripción.
B. Contestaciones de ponentes y profesionales.
El Comité recibe a través de correo electrónico las respuestas de los participantes. Será de dos tipos:
· La contestación de los ponentes invitados aceptando la invitación y la ponencia que van a exponer.
· Las comunicaciones de los profesionales.
El Comité celebrará una reunión donde se evalúan las comunicaciones generando un listado de comunicaciones aceptadas, no aceptadas y modificaciones.
C. Comunicación a los profesionales.
El Comité envía correos electrónicos a los profesionales informándoles si han sido aceptados, no aceptados o tienen que hacer modificaciones.
D. Contestación de los profesionales.
El Comité recibe un correo con las modificaciones en un archivo adjunto.

ACCIONES
· El Comité se reúne para determinar los temas.
· Publica actas reunión en un documento de word.
· Envía un email a logística y a administración con las actas de reunión.
· Envía email a los ponentes.
· En envía carta formal a los ponentes.
· Envía email con el folleto provisional
· Envía email informando de la finalización del plazo de inscripción.
· Recibe email de los ponentes y su ponencia en documento de word.
· Recibe email de los profesionales con las comunicaciones en documento de word.
· Se reúne para evaluar las comunicaciones.
· Publica acta de reunión con las comunicaciones aceptadas, no aceptadas y modificaciones,
· Envía email a los profesionales para que modifiquen
· Recibe email con las modificaciones

TAREAS
Los cuatro miembros del Comité realizarán las tareas que se generan de las acciones arriba mencionadas según se indica en el manual de procedimiento.

2. ADMINISTRACIÓN.

ACTIVIDADES
En el manual de procedimiento se determina el modelo de formulario de inscripción y los bases para su gestión. Los participantes enviarán dichos formularios a través de email, fax o carta a administración. Una vez que administración recibe los formularios, comprobará si los participantes han pagado las tasas de inscripción. Una vez revisados los formularios se pasarán a la base de datos y se emitirá un listado con los asistentes al congreso. Este listado se pasará por email a losgística y se publicará.

Según el manual de procedimiento el departamento de logística envía las facturas de los proveedores (catering, traductor, imprenta, etc.) al departamento de facturación que pertenece a Administración. Facturación envía el pago a los proveedores y a su vez recibe la confirmación como que ha recibido el pago. Gestiona el pago a los ponentes invitados.

ACCIONES
· Administración recibe los formularios.
· Revisa el pago de los formularios.
· Registra en la base de datos los formularios.
· Envía email a logística con el listado de los participantes.
· Publica el listado de participantes.

· Recibe las facturas de logística
· Escanea las facturas de los proveedores.
· Una vez escaneadas se pasan a la base de datos.
· Para realizar el pago selecciona los datos de los proveedores.
· Ordena el pago a los a los distintos proveedores por transferencia bancaria.
· Selecciona en la base de datos a los ponentes invitados.
· Ordena el pago a los ponentes por transferencia bancaria.
· Se recibe justificante de confirmación de pago a los proveedores.
· Se recibe justificante de confirmación de pago a ponentes.

TAREAS
El personal de administración realizará las tareas que se generan de las acciones arriba mencionadas según se indica en el manual de procedimiento.

3. LOGÍSTICA.

ACTIVIDADES
Como se indica en el manual de procedimiento logística recibe un email del Comité instándole a que comience a los preparativos del congreso. Se encargará de contratar al catering, traductores, si fuese necesario, encargar los folletos que se entregarán en el día de la celebración del congreso y las actas finales. Además tendrá que organizar el mantenimiento de la sala el día de la celebración del congreso y de enviar las facturas de los distintos proveedores a administración para que esta gestione su pago.

ACCIONES
Logística recibe el email del Comité.
Contacta con empresa externa para contratar el catering.
Contrata a los traductores.
Contacta con imprenta para encargar los folletos y las actas finales.
Determina el personal que se encargará del mantenimiento de la sala.
Escanea las facturas de los proveedores.
Envia email a administración con las facturas de los proveedores.

TAREAS
El personal de logística realizará las tareas que se generan de las acciones arriba mencionadas según se indica en el manual de procedimiento.

4. DOCUMENTOS.

IDENTIFIACIÓN
· Actas de reunión: .doc./histórico/plantilla
· Actas finales: .pdf/histórico/plantilla
· Emails:email/volátil/plantilla (según manual de procedimiento)
· Facturas: .xls/histórico
· Folleto definitivo:html /hitórico/plantilla (según manual de procedimiento).
· Folleto provisional: .pdf/volátil/plantilla (según manual de procedimiento).
· Formulario de inscripción: .doc /volátil/plantilla (según manual de procedimiento).
· Invitación: .doc/volátil/plantilla (según manual de procedimiento)
· Listado de asistentes: .mdb/volátil/plantilla (según manual de procedimiento).

DESCRIPCIÓN
La descripción se hará a través de las normas ISAD(G) y de las indicaciones que establece Moreq a través de las mismas. Según nos indican las normas vamos a definir los expedientes y éstos a organizarlos en carpetas, pero al tratarse de conjuntos de documentos electrónicos los expedientes que éstos forman se guardarán en carpetas virtuales. Además tendrán que estar organizados de forma que se permita la captura o importación y dejar los niveles de clasificación abiertos para futuras modificaciones.

CLASIFICACIÓN
La clasificación que presentamos tiene un orden jerárquico que llega al cuarto nivel. Hemos normalizado las denominaciones combinando letras y números. En este caso las letras serían acrónimos y los números marcan el nivel de jerarquía de una carpeta a otra. Se trata de una técnica parecida a la de los tesauros, además es una clasificación abierta ya que permite incluir nuevos niveles.

ALMACENAMIENTO
Deberemos establecer niveles de almacenamiento para los documentos históricos. Seguiremos las mismas normas que en la clasificación.

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS.
Se dividen en dos: volátiles e históricos. Los primeros tienen un periodo de vida corto mientras que los segundos formarán parte de la memoria de la empresa. En nuestro caso los documentos históricos serán: las actas, las actas finales y el folleto. El resto de los documentos tendrán una duración máxima de dos meses.