INTRODUCCIÓN
Nos proponemos establecer la planificación y organización para los congresos anuales que se celebran en la organización, con el fin de normalizar los procesos y las acciones ya establecidos.
Las diferentes áreas que van a participar en este proceso serán el Comité Científico, compuesto por 4 miembros, Logística y Administración.
Cada área tendrá asignadas unas funciones siguiendo el manual de procedimiento de la organización. Estas funciones generan una serie de acciones que a su vez generarán determinadas tareas que serán desempeñadas por personas. La realización de las tareas crearán documentos previamente normalizados.
Para facilitar la gestión documental se utilizará un sistema de flujo al que se le indicarán los diferentes pasos a seguir pero para ello se tienen que establecer de antemano una planificación y organización de los procesos de la organización.
1. COMITÉ CIENTÍFICO.
ACTIVIDADES
Toda organización dispone de un manual de procedimiento que le indica el protocolo a seguir en las distintas actividades que se genera diariamente. El Comité Científico se reúne para determinar los temas de los congresos que celebrarán ese año. Se creará un acta de reunión donde se indican la temática de los congresos, las fechas de celebración y las áreas que van a participar en su organización, así como el número de ponentes y profesionales invitados, las fechas en las se va a celebrar el congreso y las de envío de las invitaciones.
Se enviará un email a cada una de las áreas que participan comunicándoles los puntos arriba indicados para que comiencen a organizarse.
Invitaciones
· En las fecha fijada en el acta de reunión el Comité Científico remitirá, a través de correo electrónico, las invitaciones de participación a los ponentes invitados y a los profesionales. Para ello el Comité Científico seleccionará a los participantes en la base de datos de la organización. Además a los ponentes se les enviará un invitación formal por carta.
· Se enviará una segunda invitación por email, a todos los participantes donde se adjunta un archivo en formato pdf con el folleto provisional que se repartirá cuando se celebren los congresos.
· En una tercera comunicación por email se informará a todos los participantes del plazo para el cierre de inscripción.
B. Contestaciones de ponentes y profesionales.
El Comité recibe a través de correo electrónico las respuestas de los participantes. Será de dos tipos:
· La contestación de los ponentes invitados aceptando la invitación y la ponencia que van a exponer.
· Las comunicaciones de los profesionales.
El Comité celebrará una reunión donde se evalúan las comunicaciones generando un listado de comunicaciones aceptadas, no aceptadas y modificaciones.
C. Comunicación a los profesionales.
El Comité envía correos electrónicos a los profesionales informándoles si han sido aceptados, no aceptados o tienen que hacer modificaciones.
D. Contestación de los profesionales.
El Comité recibe un correo con las modificaciones en un archivo adjunto.
ACCIONES
· El Comité se reúne para determinar los temas.
· Publica actas reunión en un documento de word.
· Envía un email a logística y a administración con las actas de reunión.
· Envía email a los ponentes.
· En envía carta formal a los ponentes.
· Envía email con el folleto provisional
· Envía email informando de la finalización del plazo de inscripción.
· Recibe email de los ponentes y su ponencia en documento de word.
· Recibe email de los profesionales con las comunicaciones en documento de word.
· Se reúne para evaluar las comunicaciones.
· Publica acta de reunión con las comunicaciones aceptadas, no aceptadas y modificaciones,
· Envía email a los profesionales para que modifiquen
· Recibe email con las modificaciones
TAREAS
Los cuatro miembros del Comité realizarán las tareas que se generan de las acciones arriba mencionadas según se indica en el manual de procedimiento.
2. ADMINISTRACIÓN.
ACTIVIDADES
En el manual de procedimiento se determina el modelo de formulario de inscripción y los bases para su gestión. Los participantes enviarán dichos formularios a través de email, fax o carta a administración. Una vez que administración recibe los formularios, comprobará si los participantes han pagado las tasas de inscripción. Una vez revisados los formularios se pasarán a la base de datos y se emitirá un listado con los asistentes al congreso. Este listado se pasará por email a losgística y se publicará.
Según el manual de procedimiento el departamento de logística envía las facturas de los proveedores (catering, traductor, imprenta, etc.) al departamento de facturación que pertenece a Administración. Facturación envía el pago a los proveedores y a su vez recibe la confirmación como que ha recibido el pago. Gestiona el pago a los ponentes invitados.
ACCIONES
· Administración recibe los formularios.
· Revisa el pago de los formularios.
· Registra en la base de datos los formularios.
· Envía email a logística con el listado de los participantes.
· Publica el listado de participantes.
· Recibe las facturas de logística
· Escanea las facturas de los proveedores.
· Una vez escaneadas se pasan a la base de datos.
· Para realizar el pago selecciona los datos de los proveedores.
· Ordena el pago a los a los distintos proveedores por transferencia bancaria.
· Selecciona en la base de datos a los ponentes invitados.
· Ordena el pago a los ponentes por transferencia bancaria.
· Se recibe justificante de confirmación de pago a los proveedores.
· Se recibe justificante de confirmación de pago a ponentes.
TAREAS
El personal de administración realizará las tareas que se generan de las acciones arriba mencionadas según se indica en el manual de procedimiento.
3. LOGÍSTICA.
ACTIVIDADES
Como se indica en el manual de procedimiento logística recibe un email del Comité instándole a que comience a los preparativos del congreso. Se encargará de contratar al catering, traductores, si fuese necesario, encargar los folletos que se entregarán en el día de la celebración del congreso y las actas finales. Además tendrá que organizar el mantenimiento de la sala el día de la celebración del congreso y de enviar las facturas de los distintos proveedores a administración para que esta gestione su pago.
ACCIONES
Logística recibe el email del Comité.
Contacta con empresa externa para contratar el catering.
Contrata a los traductores.
Contacta con imprenta para encargar los folletos y las actas finales.
Determina el personal que se encargará del mantenimiento de la sala.
Escanea las facturas de los proveedores.
Envia email a administración con las facturas de los proveedores.
TAREAS
El personal de logística realizará las tareas que se generan de las acciones arriba mencionadas según se indica en el manual de procedimiento.
4. DOCUMENTOS.
IDENTIFIACIÓN
· Actas de reunión: .doc./histórico/plantilla
· Actas finales: .pdf/histórico/plantilla
· Emails:email/volátil/plantilla (según manual de procedimiento)
· Facturas: .xls/histórico
· Folleto definitivo:html /hitórico/plantilla (según manual de procedimiento).
· Folleto provisional: .pdf/volátil/plantilla (según manual de procedimiento).
· Formulario de inscripción: .doc /volátil/plantilla (según manual de procedimiento).
· Invitación: .doc/volátil/plantilla (según manual de procedimiento)
· Listado de asistentes: .mdb/volátil/plantilla (según manual de procedimiento).
DESCRIPCIÓN
La descripción se hará a través de las normas ISAD(G) y de las indicaciones que establece Moreq a través de las mismas. Según nos indican las normas vamos a definir los expedientes y éstos a organizarlos en carpetas, pero al tratarse de conjuntos de documentos electrónicos los expedientes que éstos forman se guardarán en carpetas virtuales. Además tendrán que estar organizados de forma que se permita la captura o importación y dejar los niveles de clasificación abiertos para futuras modificaciones.
CLASIFICACIÓN
La clasificación que presentamos tiene un orden jerárquico que llega al cuarto nivel. Hemos normalizado las denominaciones combinando letras y números. En este caso las letras serían acrónimos y los números marcan el nivel de jerarquía de una carpeta a otra. Se trata de una técnica parecida a la de los tesauros, además es una clasificación abierta ya que permite incluir nuevos niveles.
ALMACENAMIENTO
Deberemos establecer niveles de almacenamiento para los documentos históricos. Seguiremos las mismas normas que en la clasificación.
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS.
Se dividen en dos: volátiles e históricos. Los primeros tienen un periodo de vida corto mientras que los segundos formarán parte de la memoria de la empresa. En nuestro caso los documentos históricos serán: las actas, las actas finales y el folleto. El resto de los documentos tendrán una duración máxima de dos meses.
